Na era digital e da automação comercial, a conformidade fiscal se tornou um dos pilares essenciais para o sucesso e a sustentabilidade dos negócios de diferentes setores.
Afinal, existe uma complexa rede de obrigações fiscais e tributárias e com a evolução tecnológica, os empreendedores precisam ficar atentos para que não cometam erros. Uma vez que, os sistemas regulatórios e fiscalizadores estão cada vez mais modernos e sensíveis aos equívocos.
Dessa forma, a Receita Federal e outros órgãos reguladores conseguem identificar com maior agilidade incoerências fiscais e tributárias, desencadeando multas e sanções. Nós trouxemos mais informações que vão te ajudar a evitar complicações no cumprimento de exigências fiscais.
A transformação da conformidade fiscal no contexto tecnológico
No passado não muito distante, a conformidade fiscal exigia um alto grau de intervenção manual, o que tornava o processo demorado, suscetível a erros e mais difícil de ser monitorado.
Contudo, a adoção de sistemas de gestão (ERPs) e automação comercial tem mudado essa realidade. As plataformas de emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e) e outras ferramentas fazem o envio de informações fiscais e tributárias aos órgãos competentes.
Dessa forma, houve uma significativa redução da carga de trabalho manual e consequentemente ocorreu uma redução importante do risco de erros humanos.
Isso significa que houve um importante avanço tecnológico que trouxe benefícios, mas consequentemente também trouxe consigo novos desafios.
Como é o caso de manter os dados atualizados e entender a complexidade da legislação tributária brasileira. Afinal, as empresas precisam pagar impostos municipais, estaduais e federais.
E é perfeitamente compreensível cometer erros quando se é inexperiente ou tem uma equipe muito enxuta para lidar com toda a burocracia.
Um dos principais desafios de utilizar os sistemas de automação atrelados aos tributos é justamente que eles precisam ser constantemente atualizados. Justamente com o intuito de acompanhar as mudanças das legislações vigentes, para garantir que as obrigações fiscais sejam cumpridas.
Quais são os benefícios da conformidade fiscal na era da automação?
A conformidade fiscal é necessária, todavia, sob a ótica da era da automação existem alguns pontos que são benéficos, como:
Redução de riscos relacionados a multas
A automação garante que as obrigações fiscais sejam cumpridas de forma mais eficiente e precisa.
Tendo em vista que, os sistemas que integram informações fiscais automaticamente aos processos de vendas, compras e gestão de estoques minimizam o risco de erros, como omissões de impostos ou falhas no preenchimento de declarações.
Dessa forma, é possível evitar autuações, multas e até a possibilidade de processos judiciais que podem prejudicar a reputação e a saúde financeira da empresa.
Ganho de eficiência operacional
Com a automação fiscal, os processos se tornam mais rápidos e muito mais eficientes. A emissão de notas, cálculo de impostos, geração de relatórios, inúmeras atividades são feitas automaticamente.
Por isso, a equipe fica livre para lidar com outras demandas da empresa, enquanto os sistemas desenvolvem os processos automaticamente.
Outro ponto que influencia positivamente a empresa é que a automação permite a integração de diferentes áreas da empresa, como vendas, compras e logística, com o setor fiscal, garantindo uma visão mais coesa e atualizada da operação.
Dessa forma, é possível ter ganhos expressivos de eficiência, contribuindo para que o negócio possa ser bem gerido mesmo que tenha uma equipe enxuta.
Rastreabilidade
O sistema de automação proporciona rastreabilidade completa de suas transações. O que facilita as auditorias e controle interno.
Por isso, é muito útil quando a empresa sofre uma fiscalização ou precisa passar por um balanço, por exemplo.
De modo que, possa conferir todos os pagamentos e ter clareza de quais são as obrigações fiscais que foram rigorosamente seguidas.
Facilidade de se adaptar às mudanças legais
A legislação tributária brasileira está em constante mudança, com frequentes alterações nos tributos, prazos e regras de obrigatoriedade de documentos fiscais.
Por isso, ter um sistema de automação bem estruturado que pode ser rapidamente ajustado para se adaptar a essas mudanças é importante. De modo que, a empresa continue em conformidade fiscal, sem que exista a necessidade de fazer uma revisão manual constante.
Portanto, é uma automação importantíssima e que oferece muitos benefícios, mas que não é acessível para todas as empresas. Existem custos e alguns pontos de atenção antes de decidir que adotará a automação como recurso em sua empresa.
Quais são os desafios impostos pelos sistemas de automação?
Apesar dos benefícios, a adoção de sistemas automatizados para garantir a conformidade fiscal apresenta alguns desafios que precisam ser considerados. São eles:
Custo
Como dito anteriormente, o custo elevado limita a implementação de sistemas de automação fiscal em empresas de pequeno e médio porte.
É interessante observar que se trata de um investimento de longo prazo, que reduz riscos e proporciona eficiência operacional, podendo até mesmo impulsionar o crescimento da empresa.
Contudo, é necessário se planejar, para que o investimento não seja prejudicial para o momento financeiro da empresa.
Preparo da equipe
A automação não elimina a necessidade de gestão eficaz por parte da equipe. Por isso, todos os dados fiscais precisam ser revisitados com frequência, visando garantir que as informações inseridas no sistema sejam precisas.
Para tal, é preciso ter um colaborador bem preparado e capaz de te auxiliar a fazer a gestão assertiva dos dados. Contribuindo para que nenhum erro seja cometido e a imagem da empresa seja positiva no mercado. Além disso, a principal contribuição do profissional sempre será relativa ao fato de que a empresa não pagará multas por causa de eventuais atrasos ou erros em suas obrigações fiscais.
Escolha um sistema de automação comercial adequado para a sua empresa
Um dos principais desafios na era da automação comercial é escolher um sistema que seja adequado para a realidade da empresa.
Tendo em vista que, é indispensável ser assertivo para que a adaptação em relação ao uso do sistema seja facilitada.
Bem como, para que seja possível ter um investimento que cabe no orçamento da empresa. Por isso mesmo, é preciso lidar com esse desafio, com o intuito de que a escolha seja assertiva e beneficie o seu negócio. Uma boa pesquisa pode fazer toda a diferença para a tomada de decisão.
